Als ondernemer heb je vaak het gevoel dat er niet genoeg uren in een dag zitten. Je agenda kan dan ook snel vol raken als je zelf al je klanten beheert, je administratie bijhoudt, nieuwe ideeën ontwikkelt,… Gelukkig zijn er heel wat manieren om efficiënter te werken en meer tijd over te houden voor de dingen die er echt toe doen.
1. Automatiseer routine taken
In de moderne wereld is automatisering je beste vriend. Veel dagelijkse taken kunnen geautomatiseerd worden, waardoor je kostbare tijd bespaart. Gebruik bijvoorbeeld tools voor facturatie, wfm software, klantbeheer en social media management.
Om te beginnen is het slim om gebruik te maken van programma’s zoals Exact of FreshBooks, om je facturen te automatiseren en betalingen te volgen. Een goed CRM-systeem, zoals HubSpot of Salesforce, kan dan weer helpen bij het beheren van klantrelaties en opvolging. Door routine taken te automatiseren, kun je je als ondernemer veel beter concentreren op strategische beslissingen en groei.
2. Outsource waar mogelijk
Als ondernemer probeer je vaak alles zelf te doen. Hoewel dit in het begin noodzakelijk kan zijn, is het op de lange termijn niet efficiënt. Op termijn is het slimmer om bepaalde taken uit handen te geven die veel tijd in beslag nemen of waar je zelf niet zo goed in bent. Overweeg om taken uit te besteden die niet jouw kerncompetentie zijn of die veel tijd in beslag nemen.
? Boekhouding: huur een boekhouder in om je financiële administratie te beheren.
? Marketing: een marketingbureau kan je helpen met campagnes en contentcreatie.
? IT-ondersteuning: besteed IT-gerelateerde taken uit aan professionals om technische problemen snel op te lossen.
? Planning: logistiek wfm kan je een aardig handje helpen geoptimaliseerde transportroutes te plannen, voor verbeterde efficiëntie.
Door taken uit te besteden, kun je je richten op de kern van je bedrijf en datgene waar je echt goed in bent.
3. Gebruik time management tools
Effectief tijdbeheer is heel belangrijk voor ondernemers. Gelukkig zijn er heel wat tools beschikbaar die je kunnen helpen om je tijd beter te beheren en productiever te zijn. Trello bijvoorbeeld, is een visuele tool voor projectmanagement waarmee je taken kunt organiseren en deadlines kunt bijhouden.
Daarnaast bestaat er ook Toggl, een tijdregistratie-app die je helpt bij het bijhouden van hoeveel tijd je aan verschillende taken besteedt. Daarnaast zijn er ook heel wat apps die je inzicht geven in je dagelijkse activiteiten en je helpen bij het identificeren van tijdverspillers.
4. Stel prioriteiten met de 80/20-regel
De 80/20-regel, ook bekend als het Pareto-principe, stelt dat 80% van je resultaten voortkomt uit 20% van je inspanningen. Ga dus voor jezelf eens goed na welke taken de grootste impact hebben op je bedrijf en focus je daarop. Dit betekent:
? Analyseren: kijk naar je takenlijst en bepaal welke activiteiten de meeste waarde opleveren.
? Elimineren: schrap of minimaliseer taken die weinig bijdragen aan je doelen.
? Focus: besteed je tijd en energie aan de belangrijkste taken die echt verschil maken.
Door je te concentreren op de taken die de grootste impact hebben, kun je je productiviteit verhogen en meer tijd overhouden.
5. Neem regelmatig pauzes
Het lijkt misschien contraproductief, maar regelmatig pauzes nemen kan je productiviteit aanzienlijk verhogen. Als je altijd maar werkt zonder pauzes te nemen, kan dit leiden tot vermoeidheid en burn-out. Sta tijdens je pauzes eens op en beweeg om je lichaam en geest op te frissen. Neem af en toe ook een pauze van schermen en technologie om je ogen en hersenen rust te geven. Door regelmatig pauzes te nemen, kun je je concentratie en productiviteit op peil houden.
