Organisaties hebben steeds meer te maken met documentstromen. Denk bijvoorbeeld aan offertes, facturen en contracten. Bij het verwerken van zoveel documenten komt een hoop administratie kijken, om te zorgen dat jouw medewerkers zich op de belangrijke zaken kunnen richten is voor dit probleem een oplossing in de vorm van scan en herken technologie. Hiermee kunnen gegevens op papier verwerkt worden tot digitale data die je kunt gebruiken om administratieve taken te automatiseren. Wij vertellen je graag meer in dit artikel.
Een efficiënte document workflow
Organisaties kunnen met scan en herken eenvoudig alle documentstromen automatiseren. Dit leidt tot een efficiëntere workflow en bespaart je veel tijd. Zo kun je je richten op je kernactiviteiten en je klanten optimaal bedienen.
Van papier naar digitaal met OCR software
Klippa converteert papieren documenten naar digitale versies. Dit gebeurt door middel van speciale scansoftware genaamd OCR Software. Deze software leest documenten en zet ze om naar een digitale versie. De digitale versies kunnen daarna meteen gebruikt worden, zo zijn de gegevens overal beschikbaar en kan de informatie van de documenten automatisch verwerkt worden zonder dat jouw medewerkers hier nog iets voor hoeven te doen.
Handige toepassingen
Documentstromen kunnen vele doeleinden hebben, zo worden bijvoorbeeld facturen verwerkt in de administratie om een goed overzicht te kunnen krijgen van de kosten en posten die nog betaald moeten worden. Met scan en herken software (OCR) is dit gehele proces te automatiseren, maar er zijn nog veel meer toepassingen. Zo kunnen bijvoorbeeld automatisch gegevens van identiteitsdocumenten worden verwerkt bij het inchecken bij een hotel of kunnen bonnetjes voor een loyaltycampagne automatisch gelezen en verwerkt worden. De mogelijkheden zijn oneindig.
Data-extractie op documenten met machine learning
Met behulp van machine learning is het mogelijk om nog beter te herkennen welke informatie vanuit een bestand herkend wordt, zo kan machine learning bepalen of iets een adres, een telefoonnummer of een IBAN-nummer is. Dit is heel handig, want je kan hiermee ook de invoer van gegevens automatiseren. Veel OCR-techniek werkt nog op basis van templates, hiermee moet van tevoren precies aangegeven worden welke informatie waar op de afbeelding staat. Machine learning is zelflerend en leert dus zelf te begrijpen welke informatie waar staat.
