Om een evenement te organiseren waar klanten nog maanden, misschien zelfs jaren over napraten en aan terugdenken, moet je de dag van vandaag echt alles uit de kast halen. En dat weet elke eventplanner. Het is niet zomaar een kwestie van een goede tafelschikking en een leuk thema. Nee, de meest memorabele evenementen zijn échte meeslepende ervaringen. Maar hoe begin je daar nu aan als (misschien startende) eventplanner? Hoe zorg je ervoor dat jouw evenementen alle verwachtingen overtreffen?
Juiste sfeer creëren
Je gasten volledig in het thema meenemen doe je het best door de volledige omgeving te transformeren – en dan hebben we het niet enkel over de decoratie. Als je ervoor kunt zorgen dat zowel de decoratie als het menu én de randanimatie volledig in het vooropgestelde thema zijn, slaag je erin om je gasten helemaal onder te dompelen. Is je volgende evenement bijvoorbeeld in een Arabisch thema? Dan kun je met de juiste woondecoratie alvast het perfecte kader creëren: geurstokjes, Marokkaanse poefs en tapijten op de grond en het bijhorende servies. Door ook een Marokkaanse chef uit te nodigen en de drankenkaart aan te passen, wanen de gasten zich meteen in een Arabisch paradijs. Door daarnaast een soek – een soort Arabische markt – te organiseren en buikdanseressen in te plannen, maak je het plaatje helemaal compleet.
Assortiment samenstellen
Als evenementenplanner kun je best een basisassortiment decoratie samenstellen waar je telkens gebruik van kunt maken, voor eender welk evenement. Heb je grotere en specifieke decoratiestuks nodig, dan zal je die wellicht huren bij een extern bedrijf, afhankelijk van het thema en de sfeer van je evenement. Servies, alles voor een mooie tafelschikking en een minimum aan sfeerverlichting zijn bijvoorbeeld interessante basisstukken om ter beschikking te hebben. Eenvoudige woondecoratie zoals vazen, schaaltjes en leuke kaarsenhouders in verschillende vormen, kleuren en stijlen zijn ideaal om je voorraad mee aan te vullen.
Stockeren en organiseren
Eens je je volledige basisassortiment hebt samengesteld, moet je er natuurlijk voor zorgen dat je dit netjes kunt stockeren en dat je te allen tijde overzicht hebt over deze stock. Dit is belangrijk voor de voorbereiding van je volgende event: als je niet weet welke attributen nog in goede staat zijn en wat je dus opnieuw kunt gebruiken, zou je bij het plannen wel eens in de problemen kunnen komen. Je kan alle attributen ordenen per thema of per type, afhankelijk van wat je zelf het makkelijkst en meest overzichtelijk vindt. Het is voornamelijk belangrijk dat jij weet wat je op voorraad hebt zodat de organisatie telkens vlekkeloos verloopt, zonder verrassingen. De beste investering voor een overzichtelijke stockruimte? Een rek met op elke plank een opbergbox met deksel. Voeg ook labels toe met de omschrijving van de inhoud van de box en het aantal stuks. Overzicht is de sleutel tot een vlekkeloze organisatie en uiteindelijk een onvergetelijk event!
