Tips voor een succesvolle carrière als executive assistant of office manager
Een office manager of executive assistant is een onmisbaar onderdeel van een bedrijf. In deze rol organiseer je vergaderingen en evenementen, ondersteun je het management, zorg je voor goede documentatie en neem je administratieve taken op je. Het is een veelzijdig beroep en vraagt dan ook verschillende vaardigheden van je. Lijkt dit jou een leuke baan of wil je graag weten hoe je in deze rol groeit? Hieronder geven we je enkele tips.
Hoe word je een succesvolle executive assistant of office manager?
Verbeter jouw organisatorische vaardigheden
Een office manager of executive assistant moet in het dagelijkse werk veel organiseren. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van evenementen en het bijhouden van verschillende agenda’s. Neem bijvoorbeeld een cursus of lees boeken gericht op het verbeteren van jouw organiserende vaardigheden, zodat je nog effectiever plant, prioriteiten stelt en structuur aanbrengt. Zo ondersteun je het bedrijf in het creëren van een georganiseerde werkomgeving.
Maak contact met jouw manager en collega’s
Als office manager communiceer je met veel verschillende partijen, zoals collega’s, managers, klanten en leveranciers. Je wilt graag dat deze contacten zo prettig en duidelijk mogelijk verlopen. Het helpt dan om al een goede relatie te hebben met jouw manager en collega’s. Zo weet je wat er in ze omgaat en waar ze mogelijk tegenaan lopen.
Blijf op de hoogte van de nieuwste software
Je werkt als executive assistant vaak met verschillende softwareprogramma’s en -tools. Denk hierbij aan projectmanagementsoftware en de programma’s van Microsoft Office, zoals Word en Excel. Daarnaast is het mogelijk dat het bedrijf waar jij werkt met andere specifieke software werkt. Het is goed om jouw vaardigheden met deze programma’s te blijven ontwikkelen en ook op de hoogte te blijven van eventuele nieuwe ontwikkelingen. Er komt bijvoorbeeld een nieuwe projectmanagementsoftware op de markt waarvan jij denkt dat het veel voordelen heeft voor het bedrijf. Dan kan je dit voorstellen aan jouw manager.
Leer delegeren en stuur aan
Deze vaardigheid is zeker belangrijk wanneer je in een groter bedrijf werkt. Je moet goed inschatten welke werkzaamheden je het beste zelf kunt doen en welke het beste opgepakt kunnen worden door collega’s. Op die manier werk je zo efficiënt en effectief mogelijk.
Blijf flexibel
Binnen een bedrijf houd je als office manager veel ballen in de lucht. Het zal dan ook zeker wel eens voorkomen dat er iets onverwachts gebeurt, zeker wanneer je met verschillende externe en interne partijen samenwerkt. Het is dan ook belangrijk dat je goed kunt schakelen tussen verschillende soorten handelingen en taken, zodat jij de taak weer snel op de rit hebt.
Een belangrijke schakel
Office managers en executive assistants vormen een belangrijke schakel tussen de managers en de andere werknemers. Om hierin succesvol te worden heb je goede organisatievaardigheden nodig, bouw je contact op met jouw collega’s, volg je de ontwikkelingen op het gebied van software, delegeer je waar nodig en blijf je flexibel. Wanneer dit allemaal geen probleem voor jou is, ben je goed op weg voor een succesvolle carrière.
