Moet jij de planning maken op je werk en wil je dat dit goed gebeurd? Lees dan dit artikel om een perfecte planning te maken.
Of jij nu een planning voor je werk maakt of je eigen werkzaamheden zo goed mogelijk in wil plannen. Je wil dat alles verloopt volgens die planning. Maar soms kunnen er ineens dingen tussendoor komen, dat is vervelend en om dat te voorkomen maak je een goede planning volgens een aantal belangrijke punten. Je wil uiteindelijk profijt hebben van je planning en er misschien wel voor zorgen dat je eerder klaar bent dan verwacht.
1. Creeer een systeem
Doe alles volgens hetzelfde simpele systeem. Dat wil zeggen dat je altijd begint bij hetzelfde. Of dat nu is met de planning van de dag erop om 9:00 of dat je begint met het openen van mailtjes en afmeldingen voor een bepaalde dag. Als je maar het systeem aanhoudt dat jij voor jezelf hebt bedacht. Een planningstool kan hier heel goed bij helpen.
2. Grote taken ook inplannen
Niet alleen de planning van andere moet je regelen, maar je eigen taken moet je op een rij zetten. Zo wil je geen rondslingerende briefjes of notities die aan je beeldscherm hangen. Plan al jouw to do’s in een agenda in. Hou daarbij ook voldoende ruimte vrij. Het kan zijn dat agendapunten langer de tijd nodig hebben dan gedacht. Juist dan wil je ruimte en tijd hebben om taken niet af te gaan raffelen door tijdsdruk.
3. Kijk terug in je agenda
Vooral wanneer jij een grote agenda bij moet houden en misschien wel een personeelsplanning op orde moet houden kan het nogal een wirwar worden. Kijk dus altijd aan het einde van de week terug in je agenda. Staan er misschien nog een aantal punten open en welke agendapunten moet je meenemen naar volgende week? Ook heb je dan alvast een helder beeld voor de weken die erop gaan volgen.
Dit moet je absoluut niet doen bij een planning:
Er zijn een aantal zaken waar aan een planning moet voldoen. Maar daarvoor moet je ook weten wat de valkuilen zijn van een slechte planning
Niet flexibel
Wanneer jij geen ruimte houdt in je agenda zal het vaak mis gaan. Zo kan het zijn dat er ineens een werknemer ziek uitvalt of dat je misschien materialen te kort gaat komen. Zorg dus dat je flexibel bent in je planning.
Niet realistisch
Dit herkennen we allemaal. Je maakt een planning maar aan het einde van de dag was de planning toch iets te vol. Hierdoor ga je uiteindelijk dingen verder vooruitschuiven waardoor je misschien taken krijgt die je liever twee weken geleden al had willen doen. Zorg dus voor ruimte en een realistisch geheel.
Incompleet
Een goede planning moet compleet zijn. Dit betekent dat je van A-Z overal aan gedacht moet hebben. Personeel, materiaal, logistiek en nog meer. Wanneer jij al deze punten bij langs bent gegaan weet je zeker dat je planning goed en hoogstwaarschijnlijk soepel zal verlopen. Gaat het toch mis, dan ben jij niet degene bij wie het mis is gegaan.
