Richt je een club of vereniging op? Dan is het erg belangrijk dat je leden werft en vooral, informatie over je leden overzichtelijk bijhoudt. Ledenadministratie vormt een belangrijk onderdeel van de organisatie van elke vereniging, maar het is een struikelblok voor velen.
Hoe zorg je ervoor dat de administratie van je leden vlot verloopt? Hieronder vind je alvast enkele handige tips.
Welke gegevens moet je bijhouden?
De eerste vraag die je jezelf moet stellen als je aan ledenadministratie doet, is: welke gegevens moet ik bijhouden? Dit hangt natuurlijk vooral af van het type vereniging of organisatie dat je opricht, maar over het algemeen horen onderstaande gegevens zeker thuis in een administratief systeem:
- geboortedatum- en plaats
- datum van inschrijving
- leeftijd en geslacht
- betaalgegevens
Naast een opsomming van de belangrijkste gegevens kan het ook geen kwaad om officiële documenten te vragen of een kopie daarvan. Denk maar aan een ID-kaart, maar ook een rijbewijs of medisch attest. Een goede tip: houd niet meer gegevens bij dan nodig voor het doel van je organisatie, anders wordt het een grote chaos!
Maak gebruik van software
Nog een goede manier om je ledenadministratie te verbeteren: maak gebruik van de juiste software. Tegenwoordig bestaan er heel wat programma's voor het overzichtelijk opslaan en bijhouden van persoonlijke gegevens en betaalinformatie van leden, waaronder Excel, maar ook heel wat moderne oplossingen als ClubCollect. De voordelen daarvan gaan ver:
- Goede software is beveiligd en voorkomt datalekken van gegevens
- Bepaalde programma's zijn volledig geautomatiseerd en dus erg efficiënt
- Je krijgt vaak professionele ondersteuning bij het gebruik van de software
Veel mensen stellen zich vragen bij de veiligheid van dergelijke software en dat is begrijpelijk. Vaak worden gegevens op de cloud opgeslagen waardoor ze natuurlijk kwetsbaarder zijn voor diefstal en misbruik. Bij professionele, goed beveiligde programma's is dat risico gelukkig erg klein en hoef je je dus geen zorgen te maken.
Communiceer over updates en meer
Een goede ledenadministratie is belangrijk en neemt een groot stuk van je dagelijkse taken over, maar dat wil niet zeggen dat je voortaan op je lauweren kunt rusten. Als eigenaar of oprichter van een club of vereniging is het nog altijd belangrijk om regelmatig zelf te communiceren met je leden over verschillende zaken.
Stuur bijvoorbeeld regelmatig e-mails naar je leden om ze te informeren over de status van hun lidmaatschap of laat dit automatiseren. Hanteer ook duidelijke communicatierichtlijnen bij het ondersteunen van je leden, bijvoorbeeld wanneer ze vragen hebben over hun lidmaatschap of hun aansluiting willen opzeggen.
Ook niet onbelangrijk: zorg dat je leden altijd op de hoogte blijven van technische updates en problemen in verband met een digitaal account, bijvoorbeeld via je website. Als je gebruik maakt van een goed programma komt dat hoogstwaarschijnlijk niet veel voor, maar het kan natuurlijk altijd.
Verzorg je leden met goede ledenadministratie
Of je nu een sportschool of een bingoclubje voor ouderen opricht, zonder goede ledenadministratie sta je nergens. Bovenstaande tips helpen je zeker op weg om dit aspect van je organisatie goed te doen. Op die manier wordt het gemakkelijker voor jou en vooral aangenamer voor je leden!
