Het personeel werkt een heel jaar hard voor het bedrijf en een kerstfeest is de perfecte manier om hen daarvoor te bedanken. Om even terug te blikken op het afgelopen jaar en te proosten op een mooi nieuw jaar. En natuurlijk om de teamspirit te versterken. Maar hoe organiseer je een goed kerstfeest? Deze acht stappen helpen je verder!
Stap 1: stel het doel vast
Als je een kerstfeest wilt organiseren, dan heb je daar waarschijnlijk een reden voor. Zoals in de inleiding al genoemd, kan dat bijvoorbeeld zijn om de collega’s te bedanken voor het afgelopen jaar, of om het teamgevoel te versterken. Maar je kunt deze gelegenheid bijvoorbeeld ook aangrijpen om nieuwe plannen voor het komende jaar aan te kondigen, of de resultaten van het afgelopen jaar te bespreken. Zodat iedereen in januari weet waar hij of zij aan toe is. Stel dat doel vast.
Stap 2: bepaal het budget
Bedenk vervolgens hoeveel geld je wilt uitgeven aan het feest. Bepaal het budget waarmee je zowel de grote als de kleine kostenposten kunt dekken. Van de catering, tot de kerstpakketten, kerstdecoratie en misschien zelfs een dj of een locatie los van het kantoor. Het budget zal grotendeels bepalen hoe je invulling kunt gaan geven aan het feest. Eén tip: houd wel een beetje ruimte over. Zodat ook onverwachte kosten gedekt kunnen worden, zonder dat je daar iets anders voor moet inleveren.
Stap 3: maak een planning
Een kerstborrel alleen organiseren is een behoorlijke opgave, daarom is het goed om een team samen te stellen. En om ervoor te zorgen dat er voor iedereen duidelijkheid is, moet er een planning zijn. Zodat iedereen op de hoogte is van zijn of haar taken en helder is wanneer die gedaan moeten zijn. Samenwerken aan een feest voor alle collega’s draagt bij aan de teamspirit. Zeker als er geen onenigheid ontstaat. En dát voorkom je door de goede planning.
Stap 4: leg de datum vast
Mensen hebben drukke agenda’s tegenwoordig en een kerstfeest- of borrel organiseer je vaak net buiten werktijd. Zorg er daarom voor dat je al vroeg een datum vastlegt en de uitnodigingen ruim van tevoren verstuurt. Aan te raden is om dat ongeveer vijf weken voor het feest te doen. Maar als je de datum al eerder weet, kun je het ook vast naar iedereen mailen om vervolgens nog eens een herinnering of een officiële uitnodiging rond te sturen. Op die manier voorkom je dat mensen in de tussentijd toch weer iets anders plannen.
Stap 5: kies een locatie
Heb je op kantoor genoeg ruimte om het kerstfeest te organiseren? Zo ja, bekijk wat er nog moet gebeuren om de ruimte nog geschikter te maken. Bijvoorbeeld door de juiste decoratie te verzorgen, of door de tafels en stoelen aan de kant te zetten en ruimte te maken voor licht en geluid. Zo niet, kies een locatie in de buurt waar het personeel wel terecht kan. Leg dit op tijd vast en bespreek wat de mogelijkheden zijn, zodat je daar bij de verdere organisatie rekening mee kunt houden.
Stap 6: regel eten en drinken
Eten en drinken is sowieso al het hoogtepunt van ieders dag, maar op een kerstfeest absoluut onmisbaar: eten en drinken. Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt. Fris, wijn en bier, of zelfs cocktails en champagne. Borrelnootjes en bittergarnituur, of een volledig buffet en haute cuisine-hapjes. Afhankelijk van het budget zul je keuzes moeten maken. En als je die hebt gemaakt: leg ze dan ook vast. Cateraars hebben het ongelofelijk druk in de decembermaand, dus je kunt er beter op tijd bij zijn!
Stap 7: zorg voor muziek
Een kerstfeest zonder muziek is maar een saaie bedoening. Huur een dj in als je voor een goed feestje wilt zorgen. Maar zorg op zijn minst voor een goede geluidsinstallatie met een fijne playlist. Bij een borrel is, hoeft er misschien niet gedanst te worden. Maar dan wil je alsnog een leuke sfeer creëren. Dat kun je doen door bijvoorbeeld kerstmuziek te draaien, of de top 2000 waar voor iedereen wel wat tussen zit dat hij of zij leuk vindt om te horen.
Stap 8: maak een kerstpakket
Wanneer er nog ruimte is voor een kerstpakket, wordt dit door de medewerkers enorm gewaardeerd. En een kerstfeest- of borrel, waarbij je iedereen op één plek hebt, is natuurlijk de ideale gelegenheid om de pakketten uit te delen. Je kunt voor een traditioneel kerstpakket gaan met allerlei huishoudelijke spullen en leuk hebbedingetjes. Maar steeds vaker kiezen bedrijven ervoor om gewoon een waardebon te geven, zodat het personeel zelf iets kan uitkiezen. Kleed het leuk aan en iedereen gaat tevreden naar huis.
