Zeker binnen bedrijven waarin medewerkers een deel van hun tijd, of zelfs hele werkdagen, op pad zijn, is een goede planning onmisbaar. Alleen zo wordt iedereen zo effectief mogelijk ingezet, wat niet alleen prettiger is voor de medewerkers zelf, het is ook nog eens efficiënter en winstgevender voor het bedrijf in zijn geheel. Om een goede planning te maken, is inzicht in de werkzaamheden, de duur ervan en de tijd die het kost om van A naar B te reizen onmisbaar.
Waar is iedereen?
Wat je als bedrijf niet wil, is je de hele dag afvragen waar je medewerkers zich eigenlijk bevinden. Zeker niet als deze op pad zijn om namens het bedrijf werkzaamheden te verrichten bij klanten. Je wilt weten waar ze zijn, om verschillende redenen. Ten eerste is daar het aspect van veiligheid. Als er bij een klant iets misgaat of onderweg, is het prettig om te weten waar de medewerkers precies is. Daarnaast wil je graag inzicht in de werkzaamheden die een medewerker verricht en hoeveel tijd dit kost. Dit laat niet alleen zien hoe snel een bepaalde medewerker zijn werk doet, maar het analyseren van deze data van verschillende medewerkers kan er ook voor zorgen dat er meer inzicht komt in hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden ongeveer kosten. Met deze kennis kan een steeds betere planning worden gemaakt.
Tenslotte is het ook goed om van iedereen te weten waar hij of zij is, zodat alle medewerkers efficiënt kunnen worden ingezet. Bij de meeste werkzaamheden kan er aan het begin van de dag een planning worden gemaakt. Deze kan echter altijd in de loop van de dag wijzigen. Werkzaamheden lopen uit doordat zij toch complexer waren dan gedacht. Er komen nieuwe klussen tussendoor, of medewerkers belanden in de file. Dan is het prettig om de planning realtime aan te kunnen passen. Om dit te kunnen, is het van belang dat via een track en trace systeem altijd bekend is waar iedere medewerker zich bevindt, zodat er flexibel op de veranderingen kan worden ingesprongen.
Doe het automatisch, dat scheelt veel tijd
Door dit soort gegevens automatisch bij te houden en te delen, wordt niet alleen de planning een stuk gemakkelijker en efficiënter. Ook de administratieve afhandeling versimpelt erdoor. Het handmatig bijhouden van een kilometerregistratie is niet langer nodig. Een goed systeem registreert dit, en maakt gemakkelijk een uitdraai hiervan. Prettig, want een bedrijf moet dit tenslotte goed vastleggen. Door dit proces automatisch te laten verlopen wordt veel tijd en werk bespaard.
