De eerste jaren nadat ik mijn bedrijf begon, draaide alles om het bouwen van iets wat van mij was. Toen ik nog in loondienst werkte als online marketeer, kende ik natuurlijk ook al de druk van deadlines: het uitwerken van hoge-kwaliteits content tot productie targets voor lagere kwaliteit content, het zorgen dat advertenties een goede return on investment (ROI) hadden, uit verkeer dat tijdens het bestelproces afhaken toch nog conversaie weten te persen met een goede maar niet te fanatieke emailmarketing-strategie. En dat dan voor meerdere klanten uit verschillende sectoren naast elkaar natuurlijk. Per klant weer een heel andere dynamiek. En mensen die zaken voor me uit handen namen goed aansturen. En hun werk controleren. Ja, stress kende ik zeker wel, ook al toen ik in loondienst werkte. Wat ik niet wist, of in elk geval behoorlijk had onderschat, was hoe alles als je je eigen bedrijf hebt uiteindelijk bij jou als ondernemer terechtkomt. Niet alleen de creatieve en innovatieve kant. Want de wereld staat niet stil. Maar ook… de administratie. Dat was wel even anders toen ik nog in loondienst werkte.
Administratie is veel zaken. Administratie is natuurlijk ervoor zorgen dat je medewerkers op tijd betaald worden. En dat de salarissen kloppen. Want er is niets zo demotiverend als wanneer je werkgever je niet op tijd betaald of als je loonstrook niet klopt. Administratie is heel veel. Eigenlijk is verjaardagen goed bijhouden en mensen op de juiste dag (en niet een dag te laat) feliciteren op zich ook al administratie natuurlijk. En je hebt natuurlijk ook administratieve verplichtingen richting klanten, leveranciers, financierders. Klanten stuurden we iedere maand een rapportage. Dat zou je ook administratie kunnen noemen. En met leveranciers was er ook vaak genoeg gedoe. Als je die administratie niet op orde hebt, dan kan dat betekenen dat je medewerkers hun werk niet kunnen doen. En dat ze ineens tot heel duur meubilair verworden. Gewoon iets simpels als een niet goed gewhitelist IP adres bij een leverancier kan betekenen dat een medewerker die vanuit huis werkt zijn of haar werk niet kan doen. Dat is ook administratie.
Maar als je aan administratie denkt denk je natuurlijk vooral aan de financiële administratie. De financiële administratie is ook een groot punt van stress. En het is heel belangrijk. Want als te veel geld niet op tijd binnenkomt, dan kan het op een gegeven moment betekenen dat je je medewerkers niet meer kunt betalen. Met name het innen van openstaande facturen is voor mijeen van de meest frustrerende aspecten van het ondernemerschap. Die had ik niet aanzien komen toen ik met ondernemen begon. En ik moet eerlijk zeggen: dat leidde best wel tot irritaties op bepaalde momenten. Klanten waarvoor je tot ’s avonds laat hebt gewerkt. De wekker ging al om zes uur ‘s ochtends, zodat je je verplichtingen aan je klant op tijd haalt. Klanten die zeiden blij te zijn met het resultaat, met het werk dat je geleverd hebt. En die dan vervolgens niet betalen. Of ineens van de aardbodem verdwenen bleken. Dat vond ik misschien nog wel het ergste.
Accounts receivable
Dus wat doe je dan: je belt, je mailt… je stuurt nog eens een mail… en daarna dan maar eens een envelop met in eerste instantie een vriendelijke herinnering. Wat accounts receivable heet, of debiteurenbeheer in goed Nederlands. Vervolgens een wat formelere herinnering. En dan ga je noodgedwongen over op een dreigendere toon. Je moet wel. Naast dat dit niet leuk is, kwam ik ook tot de conclusie dat dit zeeeen aan tijd kost. Het kost niet alleen tijd, maar het vreet aan je. Aan je focus, je humeur… en als je niet uitkijkt gaat ook je motivatie eraan. Waar doe je het allemaal nog voor? Stank voor dank. Zo voelt het… gelukkig zijn er ook heel veel fijne en betrouwbare klanten, maar er hoeven er maar een paar te zijn… en het doet wat met je.
Op een bepaald moment zat ik met een collega-ondernemer te praten — iemand die al twintig jaar in het vak zit — en die zei iets dat bij me bleef hangen: "Je kunt pas bouwen als je je op je primaire proces kunt focussen. Secundaire zaken kun je het het beste uitbesteden. En je geldzaken zijn een van de belangrijkste zaken die goed moeten zitten, wil je je kunnen focussen. Als geld je afleidt, kost je dat nog veel meer geld. Want dan verlies je je focus." Hij had helemaal gelijk. Als er niet voldeonde werkkapitaal is, zonder die stabiele cashflow die altijd binnekomt is er geen ruimte voor groei, geen overzicht en dus ook geen rust.
De pandemie
Covid was natuurlijk voor ons allemaal een hele rare gewaarwording. Voor sommigen was het allemaal alleen een beetje gek. Voor anderen stond lettelrijk de wereld in een keer stil. Je zult maar een horecazaak hebben gehad in die periode. Om gek van te worden natuurlijk. En de supply chains die helemaal ontregeld raakte. Genoeg ondernemers hebben die Covidjaren wel gevoeld natuurlijk.
En daarna kwam de inflatie. Tot en met de coronajaren kon je bij wijze van spreke je hypotheekrente voor 20 jaar vastzetten tegen een heel laag, een absurd laag rentepercentage eigenlijk. En poef… weg was die onderliggende prijsstabiliteit. Alles werd duurder: van salarissen tot tarieven van leveranciers tot de huur (als je een kantoor huurt) tot softwarelicenties. Heel primair hierin is natuurlijk de slarissen. Ook medewerkers voelden de inflatie. Ja, die hebben ook gewoon boodschappen en rekeningen die ze moeten betalen. Op sommige kosten kun je nog besparen, maar een medewerker die je in vaste dienst hebt: daar kun je niet op besparen. Zeker als je mensen hebt die tegen minimumloon werken: dan moet je gewoon mee met wat de wetgever bepaalt wat je ze moet betalen. Maar ook bij hogere salarissen geldt natuurlijk de verwachting dat de lonen bij goed functioneren ieder jaar met een paar procent omhoog gaan. Geef je die paar procent er niet bij, dan raken je medewerkers natuurlijk gedemotiveerd.
Ondertussen zag ik bij bij onze klanten dat zij de inflatie ook voelden: meer kosten, minder investeringsruimte, kleinere marges. En dat betekent weer dat dat ze geneigd zijn eerder af te haken of minder van je af te nemen. Reken maar dat daar weinig empathie bij kwam kijken: je was ineens geen partij meer, maar onderdeel van een spreadsheet die 'openstaande posten' heette.
Accounts receivable management
Nou ja, goed. Ik denk dat iedere ondernemer dit wel herkent. Centrale vraag als ondernemer is natuurlijk: hoe los ik dit op? Hoe hou ik de boel draaiende? En zoals mijn vriend/collega-ondernemer me adviseerde: hoe hou ik de focus? Hoe hou ik de cash flow inkomende? Op dat kantelpunt besloot ik iets te doen wat ik eerder had afgehouden: het uitbesteden van mijn accounts receivable management aan een debiteurenbeheer partij.
Ik ging rondvragen of er mensen waren die hier ervaringen mee hadden. En die hadden mensen zeker. Een aantal partijen werden me afgeraden. En een paar partijen werden me aangeraden. Een van de namen die ik een aantal keer hoorde was Atradius Collections. Een Nederlands bedrijf: dat voelt meteen goed. En een partij die al echt heel lang bestaat. Dat zijn natuurlijk belangrijke zaken. Wat voor mij verder ook echt belangrijk was is dat ik veel internationale klanten heb. Het moest dus op zijn minst een partij zijn die mensen in dienst had die meerdere talen sprak en het liefst ook ervaring had met jurisprudentie in verschillende landen. Je hoopt dat je dat laatste nooit nodig zult hebben, maar voor het geval dat.
Eerlijk gezegd verwachtte ik er in eerste instantie niet veel van. Maar na het eerste gesprek met een van oorsprong Vlaamse medewerker van Atradius merkte ik dat het me rust gaf. Zij waren hier goed in. Dat voelde ik toen al aan. Wat ik met tegenzin en frustraties deed, deden zij met plezier.
Wat ik vooral merkte: ik hoefde me niet langer persoonlijk bezit te zijn met het geld dat gewoon van mij was. Geen stress meer. Tuurlijk voel je nog wel van alles, maar die irritaties van vroeger die voelde ik niet meer zo. Dat machteloze gevoel was er niet meer… dat gevoel van dat ik twijfelde of iets wat iemand zei waar was of gewoon een smoes om maar niet te hoeven te betalen.
Ik moet ook eerlijk zeggen dat ik soms best prikkelbaar kan zijn. En als ik heel eerlijk ben: op dat vlak ben ik misschien niet het meest emotioneel intelligent. Het kan goed zijn dat ik best een paar klanten in het verleden ben kwijtgeraakt doordat ik te snel te dreigende mails ben gaan sturen. Doordat ik toch te veel van het wantrouwen ben uitgegaan. Wat dat betreft is het beter dat ik dat nu aan mensen uithanden heb gegeven voor wie accounts receivable management een vak is.
Atradius heeft dus nu mijn accounts receivable onder beheer. Wat me opvalt is hoe gestructureerd ze dit aanpakken. Een keer hebben we nu echt het juridische pad op moeten gaan met een klant. Een klant in Brazilië nota bene. Stel je voor. Ik had echt niet geweten hoe ik dat had moeten aanpakken zonder Atradius. Mijn contactpersoon voor die zaak deed dit ontzettend netjes. Het was een jongen die een opleiding had gevolgd met ook een aantal juridische vakken erin en die vloeiend Portugees sprak. Geweldig. Want in andere landen is vaak alles anders. Ze spreken een andere taal, de wetgeving is anders, de betaalmoraal is anders, ze gebruiken andere systemen, de munteenheid is anders. Bij Atradius begrijpen ze context. Veel beter dan ik dat ooit zou kunnen.
Ik moet wel zeggen: het was in het begin even wennen. Je geeft iets uit handen dat voelt als een heel belangrijk onderdeel van je bedrijf. Uiteindelijk gaat het natuurlijk wel om jou geld. Het contract is getekend, de diensten heb je geleverd… nu is het aan de klant om te betalen. En dat geld heb je nodig om je medewerkers te kunnen betalen. Maar zoals die vriend/collega-ondernemer van me zei: het stelt me in staat om me te focussen op mijn primaire proces. Er zijn zaken die mijn tijd harder kunnen gebruiker. De afstand tot al die financiële posten die toch wel gevoelens bij me oproepen… dat geeft lucht.
En wat ik ook heel interessant vond: er komt nu meer geld binnen. Blijkbaar reageren mensen toch anders als ze een brief ontvangen met een logo van een accounts receivable management partij erop. Gewoon een vriendelijke behandeling maar ook strak en met een dreiging die ervan uitgaat.
Terugkijkend besef ik dat ik me jarenlang verantwoordelijk voelde voor alles. Maar dat juist als je durft los te laten, worden soms dingen juist beter… krijg je weer energie voor de dingen die echt het verschil maken… krijg je de ruimte om te focussen op datgene waar jij als ondernemer wel een verschil mee kan maken.
Mijn advies aan collega-ondernemers? Neem je accounts receivable management serieus, maar niet te serieus. Durf ook dingen los te laten. En dit is zeker een van de dingen waarvan ik zou zeggen: laat het los. Heel veel mensen zien het als iets dar er nou eenamal bij hoort. Maar doe jezelf een lol — al is het maar voor je eigen gemoedsrust — en laat het los. Focus je op je primaire proces. En besteed de rest uit aan andere partijen, waar mogelijk. En kies voor partijen die goed werk leveren en die aansluiten bij datgene waar jij naar op zoek bent. Ben je dus zoals ik naar een accounts receivable management partij op zoek die ook internationaal sterk is, kies dan voor een multinational zoals Atradius Collections en niet voor een lokale partij. Want ondernemen draait niet alleen om ideeën en passie. Het draait óók om geld, om je cashflow. En gun jezelf ook wat rust. Altijd maar harder werken en meer geven is niet altijd de oplossing. Soms is de oplossing rust.
