De afdeling verkoop wil dat ene project scoren en er doorheen drukken. Het is alleen de vraag of het wel in de project planning past. In deze blog behandelen we hoe je met zicht op de bezettingsgraad intern goed onderbouwde beslissingen kunt nemen. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Op de werkvloer roepen ze vaak dat er mensen bij moeten. Het overtuigen lijkt lastig the overtuigen: “Het lukt toch altijd met de huidige bezetting?”. Tijd voor een objectieve manier om dat te meten. De bezettingsgraad geeft inzicht in de ontwikkeling van de beschikbare werkbare uren. Hierbij kijk je naar de verbruikte uren in het verleden en naar de uren die nog nodig zijn in de toekomst.
Waarom bereken je de bezettingsgraad?
Het berekenen van de bezetting op basis van de planning geeft inzicht in de toekomstige werkdruk. Het geeft antwoord op de vraag of bepaalde projecten nog in de planning passen. Op basis van al je lopende projecten maak je voor de komende periode een resource planning. Naar aanleiding daarvan leidt je de bezettingsgraad af en zie je heel eenvoudig wie en wanneer beschikbaar zijn voor nieuwe projecten.
Voor een analyse van het verleden aak je bij voorkeur gebruik van de werkelijk gemaakte uren. Dit geeft een goed beeld van de productiviteit. Deze informatie leent zich ook evaluatiegesprekken met medewerkers. Dienstverleners kijken vaak naar hoe facturabel medewerkers zijn geweest om te bepalen hoeveel een medewerker heeft bijgedragen aan de omzet van het bedrijf.
Hoe bereken je de bezettingsgraad?
Het berekenen van de bezettingsgraad is vrij eenvoudig. De de formule ziet er als volgt uit:
Voor de berekening van de bezettingsgraad hebben we twee ingrediënten nodig, namelijk de werkbare uren en de geboekte uren.
Ingrediënt 1: Werkbare uren
Het eerste ingrediënt zijn de werkbare uren. Dit zijn alle uren die een medewerker tijdens zijn contractperiode beschikbaar heeft. Je hebt in elk geval een startdatum van de medewerker zijn contract nodig. In ons voorbeeld gaan we uit van een tijdelijk contract van zes maanden dat loopt van 1-1-2023 tot 30-6-2023.
Een einddatum heb je nodig wanneer je al weet wanneer je van een medewerker afscheid neemt. Als je geen rekening houdt met een einddatum, dan reken je jezelf rijk. Je gaat dan in de planning na de einddatum uit van werkbare uren die er niet meer zijn.
Onze medewerker heeft een contract van veertig uur in de week. Het aantal weken in een half jaar komt uit op 26 weken, dus de berekening ziet er als volgt uit:
Voor een juiste berekening van de werkbare uren missen we nog de feestdagen. Op deze dagen werken mensen doorgaans niet en deze moeten we dus van de werkbare uren aftrekken. In ons voorbeeld zijn er vijf feestdagen, dus de werkbare uren berekenen we als volgt:
Onze medewerker is voor duizend uur beschikbaar. Je kan ook overwegen om de vakantiedagen en een gemiddeld aantal ziektedagen van de werkbare uren af te halen, maar wij vinden dat je dat niet moet doen. Je weet namelijk niet zeker of iemand in die periode ziek wordt of met vakantie gaat. We tellen deze dagen gewoon op bij de geboekte uren, dus in de formule boven de streep.
Ingrediënt 2: Geboekte uren
Het andere ingrediënt dat we nodig hebben is de hoeveelheid geboekte uren. Dit staat in de formule boven de streep. Voor het verleden kan je het beste de werkelijk bestede uren van de medewerkers gebruiken, omdat dit het meest betrouwbaar is. Als je deze gegevens niet hebt, dan gebruik je de geplande uren uit het verleden.
Voor het berekenen van de toekomstige bezettingsgraad kan je alleen maar de geplande uren gebruiken. Een goede discipline in het plannen is belangrijk is, want daarmee heb je direct het fundament van een betrouwbare berekening van de toekomstige bezettingsgraad.
Conclusie
De bezettingsgraad geeft je de mogelijkheid om gefundeerde beslissingen te nemen over je personeelsbestand en het wel of niet aannemen van projecten. Verder kan je kan met de bezettingsgraad uitstekend de prestaties van je organisatie analyseren per medewerker, functiegroep en afdeling.
Een van de zaken waar je over na moeten denken is welke type geboekte uren je mee gaat nemen in de berekening. Zijn dat alle geboekte uren inclusief ziekte, vakantie, en overige activiteiten? Of neem je alleen de uren op projecten mee? Hiermee bepaal je wat de bezettingsgraad jou vertelt.
Als je alle geboekte uren meeneemt, dan krijg je een goed idee van de productiviteit van je organisatie. In principe zou iedereen tot de honderd procent moeten komen. Kom je niet tot de honderd procent, dan zijn er onbenutte uren. Dat kost geld, omdat je wel de salariskosten voor die uren moet betalen en er geen waarde tegenover staat.
