Werknemers bepalen tegenwoordig vaak zelf op welke dagen ze op kantoor werken en op welke dagen ze thuis werken. Er is niet langer sprake van een vast aantal kilometers dat wordt afgelegd tussen huis en werk. Ook is het niet meer vanzelfsprekend dat een werknemer de auto of de trein pakt, aangezien er veel andere vervoersvormen bij zijn gekomen zoals deelauto’s en deelfietsen. Met een mobiliteitsbudget kan een werknemer de gemaakte reiskosten declareren, in plaats van alleen een vergoeding per afgelegde kilometer ontvangen.
Wat is een mobiliteitsbudget precies?
Als je werkt met een mobiliteitsbudget, krijgt een werknemer een specifiek bedrag beschikbaar dat kan worden gebruikt om mee te reizen. Vanuit dit potje kunnen de gemaakte reiskosten gedeclareerd worden. Anders dan de vaste reiskostenvergoeding, past het mobiliteitsbudget beter binnen een duurzaam en flexibel mobiliteitsbeleid. Je kunt als werkgever namelijk duurzame of vitale mobiliteitskeuzes stimuleren door bijvoorbeeld af te spreken dat een werknemer die kosten bespaart door de fiets te pakken het bedrag dat hij overhoudt in zijn mob budget mag houden. Zo kan de werknemer het bedrag bijvoorbeeld opsparen om zelf een elektrische fiets aan te schaffen, waardoor duurzaam en vitaal reizen nog laagdrempeliger wordt. Daarbij vinden medewerkers het vaak prettig dat ze meer keuzevrijheid hebben.
Kantoordagen en thuiswerken
Veel medewerkers zullen niet langer alle dagen op kantoor werken. Veel fulltime werknemers werken 2 van de 5 dagen uit huis. Hierdoor staan ze minder lang in de file, terwijl jij als werknemer minder geld kwijt bent aan reiskosten. Je kunt medewerkers die thuiswerken een belastingvrije thuiswerkvergoeding uitbetalen van €2,15 per thuiswerkdag (2023). Let er op dat je geen thuiswerkvergoeding mag verstrekken op dagen dat er ook een vergoeding voor gemaakte reiskosten verstrekt wordt. Een goede administratie is dus essentieel, zodat je de thuiswerkvergoeding en het mobiliteitsbudget gemakkelijk kunt beheren.
Goede administratie
Er zijn allerlei manieren waarop je het mobiliteitsbudget kunt inrichten voor je medewerkers. De manier waarop we werken en reizen is de afgelopen jaren snel veranderd en ook nu nog steeds constant in beweging. Hybride werken is steeds vaker de norm en ook zijn de beschikbare vergoedingen een stuk flexibeler en af te stemmen op persoonlijke situaties. Zo is het mogelijk om werknemers een selectie van vervoermiddelen aan te bieden, liggend aan hun werkverkeer.
Door gebruikt te maken van mobiliteitsbudgetten kan een werkgever ook werknemers motiveren bepaalde vormen van reizen te gebruiken, dankzij de persoonlijke inrichting van een budget. Daarnaast is de registratie en declaratie van zakelijk reisverkeer en de bijbehorende vergoedingen gemakkelijk bij te houden via de app. In de persoonlijke onlineomgeving ziet een medewerker in één oogopslag hoeveel budget er is uitgegeven en welke declaraties al zijn verwerkt. Daarnaast worden declaraties hierdoor ook overzichtelijker voor werkgevers, een win-win dus.
