Lever jij als ondernemer goederen of diensten? Dan moet je van de wet je betalingen incasseren met behulp van facturen. Dat geeft je een heel ordelijk overzicht van je bedrijfsinkomsten én een uitstekende basis voor je boekhouding. Maar hoe stel je een factuur op? En hoe verstuur en bewaar je die op een handige manier? Lees deze factuurtips voor ondernemers en je komt beslagen ten ijs.
De Belastingdienst stelt eisen aan de facturen die je als ondernemer naar je klanten of partners stuurt. Een tikkie of een rekeningnummer op een servetje is helaas niet voldoende. En bovendien is een nette, standaard factuur ook een aanwinst voor je eigen boekhouding, waarmee je je inkomsten overzichtelijk houdt en later makkelijk je jaaropgave kunt invullen.
Op een factuur moeten een aantal standaard gegevens ingevuld worden. Dat zijn onder andere je BTW-nummer en het BTW-tarief, jouw naw-gegevens en die van de ontvanger, een factuurnummer en een factuurdatum en de aard van de diensten of goederen waarom het gaat. Op de website van de Belastingdienst vind je een volledig overzicht van alle benodigde data.
Het is slim om een standaardsjabloon voor jouw facturen op te stellen, die je telkens kopieert en opnieuw invult voor elke nieuwe klant. Je kunt ook een gratis factuur maken door gebruik te maken van software.
Hoe voorkom je betalingsachterstanden?
Om te beginnen doe je er goed aan om op elke factuur een uiterste betaaldatum te zetten. Hoe lang je de klant tijd geeft om de factuur te voldoen is aan jou – maar een termijn van meerdere weken wordt als courant gezien. Als de klant niet uiterlijk op die datum betaalt, kan je actie gaan ondernemen. Van de wet moet je eerst een betalingsherinnering sturen om de klant aan de rekening te helpen herinneren. In een daarop volgende aanmaning zet je de gegevens van de factuur en levering uiteen en kan je waarschuwen voor incassokosten of juridische stappen.
Vervolgens mág je daadwerkelijk incassokosten en wettelijke rente gaan eisen. Op een hardleerse klant kan je een deurwaarder afsturen, goederen terugvorderen en zelfs het faillissement van de klant aanvragen – maar vóór die tijd heeft die hopelijk aan zijn betalingsverplichting voldaan.
Hoe verstuur je facturen digitaal?
Heel simpel – via je bedrijfsmailaccount. Veel ondernemers kiezen ervoor om elke factuur te maken in Excel, een makkelijk te gebruiken programma dat automatische berekeningen kan uitvoeren. Maak een PDF-kopie van het Excel-bestand, zodat de opmaak, lettertypes en berekeningen niet meer veranderen. Geef de factuur een begrijpelijke naam waarmee zowel jij als je klant de factuur kunnen catalogiseren en herkennen, en noteer bij voorkeur het factuurnummer in de bestandstitel. Mail het vervolgens naar je klant – de bal ligt nu bij hem.
Hoe bewaar je facturen?
Voor je boekhouding en voor je jaaropgave heb je alle verstuurde en ontvangen facturen van je klanten en leveranciers nodig. Je wilt dus al je facturen bewaren en als hoofdmoot van je boekhouding gebruiken. Natuurlijk kan je elke factuur printen en in een overzichtelijk cahier bewaren, maar dat is niet meer echt van deze tijd.
Sneller en handiger is het om mappen en submappen op je computer aan te maken. Plaats elke factuur in de map voor de betreffende week of maand, en noteer elke factuur in een overzicht. Voeg het factuurnummer toe en maakt een notitie zodra de rekening betaald is, en je hebt een uitstekend digitaal overzicht van al je facturen.
