Iedereen weet dat debiteurenbeheer een nachtmerrie kan zijn voor bedrijven. Helaas is het ook een van de meest essentiële onderdelen van het runnen van een bedrijf. Het klinkt eenvoudig, maar veel bedrijven worstelen met het handhaven van een efficiënt debiteurenbeheer. Daarom hebben we een paar praktische tips voor je op een rijtje gezet om een efficiënte debiteurenadministratie op te zetten.
Waarom is een goed debiteurenbeheer zo belangrijk?
Bedrijven die hun debiteuren niet doeltreffend beheren, kunnen met een aantal problemen te maken krijgen. Een slechte cashflow is misschien wel het grootste probleem – als je voortdurend wacht op klanten om hun rekeningen te betalen, zul je het moeilijk hebben om je eigen leveranciers en werknemers te betalen. Vertraagde betalingen kunnen ook je kredietscore schaden, waardoor het moeilijker kan worden om in de toekomst leningen te krijgen, en kunnen zelfs leiden tot het sluiten van rekeningen als het probleem ernstig genoeg wordt. Het goede nieuws is dat er tal van manieren zijn om een efficiënt debiteurenproces op gang te houden.
Registratie
De eerste stap in het opbouwen van een efficiënt debiteurenproces is het opschrijven van alles wat er momenteel gebeurt. Zorg ervoor dat je elke stap registreert, van het moment dat een klant een bestelling plaatst tot het moment dat je de bestelling als betaald markeert. Zodra je een duidelijk beeld hebt van alles wat er gebeurt, kun je beginnen te bepalen waar het proces kan worden verbeterd. Je kunt bijvoorbeeld besluiten dat je een nieuw systeem nodig hebt om betalingen bij te houden, of dat je de opmaak van de facturen moet standaardiseren. Dit zijn maar een paar voorbeelden van manieren om het boekhoudproces te verbeteren. Denk er wel aan dat je niet zomaar dingen kunt veranderen zonder eerst de klanten en leveranciers te informeren.
Houd bij welke rekeningen achterstallig zijn
Het is belangrijk om een overzicht te hebben van alle achterstallige rekeningen. Om dit te doen, houd je alle facturen die je ontvangt bij in een spreadsheet. Vul het factuurbedrag in, de vervaldatum en de datum waarop de factuur daadwerkelijk is betaald.
Automatiseer de terugbetalingsprocessen
We raden je aan om gebruik te maken van handige tools als Payt. Deze software kan je helpen om het debiteurenbeheer op een efficiënte manier bij te houden. Nadat je alle gegevens hebt ingevoerd, kun je er binnen een paar klikken achter komen hoe je ervoor staat. Je kunt met Payt de administratie bijhouden, facturen versturen en betalingsherinneringen sturen. Het investeren in een software kan veel tijd, geld en moeite besparen.
