Als ondernemer ben je verplicht om de administratie bij te houden. Hierbij is het belangrijk om te weten wat de bewaartermijn is en hoe je de administratie op de juiste manier bewaart. In deze artikel bespreken we waar je aan moet denken bij het bewaren van zakelijke offline administratie.
Wat is zakelijke offline administratie?
Zakelijke offline administratie omvat alle papieren documenten die je als ondernemer nodig hebt om de boekhouding bij te houden. Denk hierbij aan inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften, bonnen, loonadministratie en contracten.
Hoe lang moet je zakelijke offline administratie bewaren?
De bewaartermijn voor zakelijke offline administratie is afhankelijk van het type document. Hieronder vind je een overzicht van de bewaartermijnen:
- Inkoop- en verkoopfacturen: 7 jaar
- Bankafschriften: 7 jaar
- Bonnen: 7 jaar
- Loonadministratie: 7 jaar
- Contracten: 10 jaar
Het is belangrijk om de bewaartermijn goed in de gaten te houden. Als je de administratie te vroeg weggooit, loop je het risico op boetes van de Belastingdienst.
Hoe bewaar je zakelijke offline administratie?
Het is belangrijk om de zakelijke offline administratie op een veilige en georganiseerde manier te bewaren. Hierbij kun je denken aan het volgende:
- Bewaar de documenten op een droge en donkere plek, bijvoorbeeld in een archiefkast
- Sorteer de documenten op datum en categorie
- Maak een back-up van de digitale versie van de administratie
- Zorg voor een goede beveiliging van de administratie, bijvoorbeeld door het gebruik van een kluis
Wat zijn de consequenties van het niet goed bewaren van zakelijke offline administratie?
Als je de zakelijke offline administratie niet goed bewaart, loop je het risico op boetes van de Belastingdienst. Daarnaast kan het niet kunnen overleggen van de juiste documenten leiden tot een verhoogde aanslag of zelfs strafrechtelijke vervolging.
Wanneer kun je de zakelijke offline administratie weggooien?
Na de bewaartermijn mag je de zakelijke offline administratie weggooien. Het is belangrijk om dit op een veilige manier te doen, bijvoorbeeld door de documenten te versnipperen.
Hoe zit het met de bewaartermijn bij een faillissement?
Als je als ondernemer failliet gaat, moet je de administratie langer bewaren. In dat geval geldt er een bewaartermijn van 10 jaar.
Kun je zakelijke offline administratie digitaliseren?
Ja, het is toegestaan om de zakelijke offline administratie te digitaliseren. Hierbij gelden wel bepaalde voorwaarden, zoals het kunnen overleggen van de originele documenten en een goede beveiliging van de digitale administratie.
Wat zijn de voordelen van het op de juiste manier bewaren van zakelijke offline administratie?
Het op de juiste manier bewaren van zakelijke offline administratie heeft verschillende voordelen, zoals:
- Je voldoet aan de wettelijke verplichtingen
- Je voorkomt boetes van de Belastingdienst
- Je kunt snel en efficiënt de administratie raadplegen
- Je hebt inzicht in de financiële situatie van je bedrijf
Welke documenten kun je het beste bewaren voor een financiële check?
Als je als ondernemer een financiële check wilt laten uitvoeren, is het belangrijk om de volgende documenten te bewaren:
- Jaarrekeningen
- Balansen
- Winst- en verliesrekeningen
- Belastingaangiften
- Accountantsverklaringen
Het is als ondernemer belangrijk om de zakelijke offline administratie op de juiste manier te bewaren. Dit betekent dat je de bewaartermijn goed in de gaten houdt, de administratie op een veilige en georganiseerde manier bewaart en regelmatig de administratie bijwerkt. Door de administratie op de juiste manier te bewaren, voorkom je boetes van de Belastingdienst en heb je inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.
