Als ondernemer heb je een aantal zaken bij te houden, die we vaak samen de administratie noemen. Eén van die dingen is de urenregistratie. Waarom je dat moet doen en hoe je dat goed doet? Onze 5 tips helpen je op weg!
5. Urenregistratie omdat het moet
Als ondernemer kun je simpelweg niet zonder urenregistratie, tenzij je het voor lief neemt dat je allerlei voordelen zoals bij de Inkomstenbelasting niet ontvangt. Wanneer je gebruik wil maken van bepaalde aftrekposten, moet je aan kunnen tonen dat je meer dan 1224 uren per jaar aan je onderneming besteedt, en daarvoor is een urenregistratie dus onmisbaar.
4. Urenregistratie ook voor eigen inzicht
Maar dat moet niet de enige reden zijn om een goede urenregistratie bij te houden. Wanneer je serieus met je onderneming bezig bent, heb je (als het goed is) als doel om geld te verdienen. En wat sommige ondernemers daarbij nog wel eens vergeten, is dat jouw tijd ook een investering is die geld op mag leveren. Door een goede urenregistratie bij te houden, ook van eventueel personeel dat je in dienst hebt, krijg je inzicht in hoe efficiënt je met tijd omgaat en wat die tijd jou (in euro’s) oplevert. Is de conclusie dat je voor enkele euro’s per uur aan het werk bent, dan kun je je dus afvragen of dit rendabel is.
3. Maak het gemakkelijk
Of je nu zzp’er bent, of personeel in dienst hebt: je urenregistratie moet gemakkelijk zijn. Door gebruik te maken van een gebruiksvriendelijk tijdregistratiesysteem maak je het jezelf en eventueel anderen gemakkelijk om de gemaakte uren vast te leggen. Bovendien kun je de tijd meteen labelen, zodat het ook duidelijk wordt welke uren bijvoorbeeld declarabel zijn.
2. De basis voor klantfacturen
Voor iedere ondernemer die op uurbasis voor klanten werkt, is een urenregistratie essentieel. Het vormt namelijk de basis voor je klantfacturen. Zoals we hierboven al zagen, door het labelen van werkzaamheden heb je gemakkelijk inzichtelijk welke uren declarabel zijn en voor welke klant. Een goede urenregistratie maakt het factureren dus ook gemakkelijker, sneller en preciezer. Je ziet zo minder gemakkelijk gemaakte uren over het hoofd. Wanneer je dus ziet dat je meer uren kunt factureren, levert dat meer geld op en daar wordt elke ondernemer toch blij van?
1. Stel doelen
Een urenregistratie kan ook bijdragen aan het stellen van doelen en het behalen daarvan. Urenregistratie is dus geen doel op zich, maar draagt bij aan het bepalen en behalen van doelen. Is een doel efficiënter werken? Dan geeft je urenadministratie inzicht of dit doel behaald is. Wil je projecten sneller afronden? Ook dat inzicht geeft je urenadministratie. Maar het geeft je ook inzicht of je een deadline bijvoorbeeld gaat halen, wanneer je weet hoeveel uren daarvoor nodig zijn. Daarvoor is het wel belangrijk dat de urenregistratie actueel (en dus niet pas aan het einde van de maand wordt ingevuld) en accuraat (wat ook het beste behaald wordt door het direct in te vullen) is. En dit doel mag je best hard stellen, voor jezelf en anderen: vul het liefst direct maar anders dagelijks je urenregistratie in. Alleen dan kun je ook tussentijds bijsturen.
