Als ondernemer kun je gemakkelijk overweldigd worden door salarisadministratie. Er zijn veel opties van derden zoals Salure die je kunnen helpen, maar je weet misschien niet of dat de beste aanpak voor je is. Het is daarom lastig te bepalen of salarisadministratie uitbesteden of zelf doen beter is. In dit artikel geven we daarom van beide opties drie voor- en nadelen.
Voordelen salarisadministratie uitbesteden
- Je bent minder tijd kwijt aan de salarisadministratie. Hierdoor kunnen jij en je medewerkers zich meer focussen op functies en taken waarmee je omzet kunt genereren.
- Je vermindert je blootstelling aan fiscale boetes. Payroll-aanbieders zijn doorgaans verantwoordelijk voor het tijdig en correct innen en betalen van de loongerelateerde belastingverplichtingen van jou en je werknemers.
- Je kunt de nauwkeurigheid van loon- en belastingberekeningen vergroten dankzij technologie die helpt bij het elimineren van veelvoorkomende wiskundige fouten die verband houden met het berekenen van uren uit tijd en aanwezigheid.
Voordelen salarisadministratie zelf doen
- Je kunt meer controle houden over gevoelige gegevens op je eigen server, zoals namen van werknemers, salarissen, Burgerservicenummers en bankrekeninggegevens, in plaats van de salarisadministratie in handen van iemand anders te leggen en een inbreuk door derden te riskeren.
- Je wilt meer flexibiliteit voor zaken als het betalen van contante lonen of het betalen van werknemers voor de huidige betalingsperiode in plaats van achterstallige betalingen of voor de vorige betalingsperiode zoals de meeste payrolldiensten doen.
- Als je in een branche als de bouw werkt, waar je specifieke software voor het berekenen van taken gebruikt om projecten te schatten die volledig zijn geïntegreerd met je salarissysteem, kan het gemakkelijker zijn om dit intern te doen in plaats van je zorgen te maken over integratieproblemen met een externe leverancier.
Nadelen salarisadministratie uitbesteden
- Er kunnen verborgen kosten zijn, zoals belastingaangifte of koeriers- en bezorgkosten, vooral als je niet precies duidelijk maakt wat er in je service is inbegrepen of als er veel aanvullende services zijn waarvoor je betaalt, maar die je niet nodig hebt.
- Aangezien je afhankelijk bent van een extern bureau, kan het langer duren om fouten, problemen of zelfs alleen toegang tot werknemersgegevens op te lossen.
- Je moet de kosten van het gebruik van de provider van het uitbesteden van de salarisadministratie betalen. Dit kost jaarlijks toch wel flink wat geld per werknemer van je bedrijf.
Nadelen salarisadministratie zelf doen
- Het kan veel tijd kosten om alle taken te voltooien, wat afbreuk kan doen aan andere zakelijke prioriteiten. Volgens een onderzoek besteden bedrijfseigenaren vier uur en 52 minuten aan het berekenen, indienen en betalen van loonbelasting per betaalperiodem, wat neerkomt op ongeveer 253 uur per jaar!
- Door zelf de salarisadministratie te doen, riskeer je vertragingen bij het betalen van werknemers of veelvoorkomende fouten, zoals onjuiste berekeningen van de beloning voor deelperioden, die werknemers kunnen frustreren en een negatief effect kunnen hebben op het moreel en uiteindelijk op de productiviteit.
- Je kunt mogelijk boetes krijgen voor het onjuist berekenen van belastingverplichtingen en het indienen van minder dan nodig is of het niet op tijd doen van de stortingen.
