Voor veel ondernemingen is een urenregistratie een must. Factureer je je klanten bijvoorbeeld per project op basis van uren, of wil je simpelweg weten waar je medewerkers aan werken en hoe efficiënt dat gebeurt? Met een urenregistratie heb je deze gegevens altijd bij de hand en kun je op basis hiervan factureren maar ook sturen. Ook kan het waardevolle inzichten geven waarmee je keuzes kunt maken. Maar, kun je deze urenregistratie zelf doen? En zo ja, hoe zorg je dan dat dat op een zo gemakkelijk mogelijke manier gebeurt, zonder dat dat veel tijd kost én zonder dat er onduidelijkheid kan ontstaan over je administratie? Wij leggen het je graag uit!
Waarom urenregistratie?
Vooral wanneer je op projectbasis werkt én factureert, is een urenregistratie eigenlijk onmisbaar. Maar ook wanneer je werkt met flexibel personeel, zoals inleners en freelancers, is een urenregistratie een fijne houvast. Het bijhouden van een urenregistratie heeft verschillende voordelen:
- het geeft inzicht in de status van een project, de voortgang daarvan maar ook of het project rendabel is;
- het biedt data voor een het opstellen van offertes en calculeren van kostprijzen;
- het is de basis van je facturatie, geeft minder ruimte voor misverstanden en discussie met klant en/of inlener;
- geeft je inzicht in hoe efficiënt er gewerkt wordt.
Hoe kun je zelf een urenregistratie bijhouden?
Je kunt natuurlijk zelf met Excel aan de slag, maar dit is niet erg efficiënt en bovendien foutgevoelig. Vooral als er meer mensen hun uren in moeten bijhouden. Je kunt het dan ook gemakkelijk maken met speciale software voor urenregistratie. Hiermee kun je bijvoorbeeld via een app je uren bijhouden en dat geldt ook voor je medewerkers. Je kunt eenvoudig projecten invoeren en deze kunnen dan door de medewerkers gekozen worden, waarna ze aan kunnen geven hoeveel uur ze hieraan gewerkt hebben.
Het is vaak mogelijk om allerlei koppelingen te leggen tussen je urenregistratie en andere programma’s en systemen. Denk dan bijvoorbeeld aan facturatiesoftware, die gegevens op kan halen over een project en de gemaakte uren en op basis daarvan een factuur kan opmaken. Ook een integratie met planningssoftware kan waardevol zijn, net als een koppeling met een CRM systeem. Of wat denk je van een koppeling met verlof- en verzuimregistratie, zodat je altijd weet wie wanneer beschikbaar is en was voor een project?
Urenregistratie is iets wat velen ervaren als een last, het kost tijd en wordt daarom vaak er even bij gedaan. En dat is zonde, omdat een goede urenregistratie een waardevol onderdeel van je administratie is. Vooral als je deze dus koppelt aan andere systemen, zodat je een volledig beeld krijgt van hoe het reilt en zeilt in jouw organisatie. Door alle informatie met elkaar te verbinden creëer je bijvoorbeeld tijdswinst in je boekhouding, het opstellen van een jaarrekening en de belastingaangifte. Tijdswinst die het absoluut wint van het beetje tijd dat het kost om de urenregistratie in te voeren, wat niet zoveel tijd hoeft te kosten als je dit met (eenvoudig te gebruiken) software doet die het mogelijk maakt om waar en wanneer jij en je medewerkers willen, in kunt voeren.
