Last Updated on: 30th augustus 2024, 06:31 am
Voor veel ondernemers is de samenwerking met hun boekhouder van cruciaal belang. Toch komt er een moment waarop je mogelijk moet overwegen om van boekhouder te wisselen. Misschien ben je je huidige boekhouder ontgroeid, ervaar je problemen met de bereikbaarheid, of heb je behoefte aan meer financieel inzicht. Wat de reden ook is, de overstap naar een nieuwe boekhouder hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste stappen kun je deze transitie probleemloos laten verlopen.
Wanneer is het tijd om over te stappen?
Veel ondernemers denken dat ze alleen aan het begin van een nieuw jaar van boekhouder kunnen wisselen, maar dat is een misverstand. Het belangrijkste is dat de administratie correct is afgesloten voor een bepaalde periode, zoals een maand, kwartaal of jaar. De nieuwe boekhouder kan hier vervolgens op aansluiten.
Een goede vuistregel is om te starten aan het begin van een nieuw kwartaal. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe boekhouder de boekhouding vanaf dat punt kan overnemen, zonder dat er hiaten ontstaan.
Wat kost het om over te stappen?
Het goede nieuws is dat overstappen van boekhouder in de meeste gevallen kosteloos is. Zowel je nieuwe als je oude boekhouder mogen geen extra kosten in rekening brengen voor de overdracht van de administratie. Dit betekent dat je zonder financiële drempels een nieuwe start kunt maken met een boekhouder die beter bij je past.
De vijf stappen voor een succesvolle overstap
Stap 1: Vind de juiste nieuwe boekhouder
De eerste stap is het vinden van een boekhouder die aansluit bij jouw wensen en behoeften. Populaire boekhouders zijn tegenwoordig Numbr, Boekhouder Online en Joris. Hierbij is het belangrijk om helder te hebben wat je verwacht van je nieuwe boekhouder. Lees onafhankelijke reviews om er zeker van te zijn dat de boekhouder zijn beloften waarmaakt.
Stap 2: Offertes aanvragen en vergelijken
Wanneer je potentiële boekhouders hebt gevonden, is het tijd om offertes op te vragen. Vergelijk niet alleen de kosten, maar ook wat er voor die prijs wordt geboden. Sommige boekhouders werken met een laag basistarief, maar brengen extra kosten in rekening voor bijvoorbeeld advies of het opstellen van een jaarrekening. Een iets duurdere all-in prijs kan daardoor uiteindelijk voordeliger uitpakken.
Stap 3: Starten met je nieuwe boekhouder
Heb je de ideale boekhouder gevonden en ben je tevreden met de offerte? Dan is het tijd afspraken vast te leggen, zoals de kosten, de te verrichten werkzaamheden en de manier waarop facturen en bonnetjes moeten worden aangeleverd. Het is verstandig om ook de kleine lettertjes te controleren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Stap 4: Afscheid nemen van je oude boekhouder
Zodra de nieuwe samenwerkingsovereenkomst is getekend, is het tijd om je oude boekhouder op te zeggen. Volgens de wet mag je oude boekhouder geen kosten in rekening brengen voor de overdracht en is hij verplicht om mee te werken aan een soepele transitie. Dit betekent dat je nieuwe boekhouder snel aan de slag kan met jouw administratie.
Stap 5: Inrichten van de nieuwe boekhouding
Na de overdracht van het dossier en de verificatie van je gegevens, zorgt de nieuwe boekhouder ervoor dat alles wordt overgezet in zijn systemen. Ontbreken er nog gegevens? Dan neemt de nieuwe boekhouder contact op met de oude om deze alsnog te verkrijgen. Meestal is de overstap binnen één tot twee weken volledig afgerond, en kun je met een gerust hart verder met je onderneming.
