Vandaag de dag gaat een groot deel van documentatiewerk volledig online. Met de komst van databases in de cloud die overal bereikbaar zijn, hoef je vrijwel geen fysieke opslagruimte meer te hebben om gegevens te bewaren. Toch zijn er nog veel bedrijven die allerlei offline data hebben, bijvoorbeeld in de vorm van formulieren, die ze eigenlijk online zouden willen hebben. Gelukkig zijn er tegenwoordig allerlei handige hulpjes waarmee je offline formulieren binnen no time online hebt. In dit artikel lees je meer over het digitaliseren van offline formulieren en gegevens en waarom dat ook voor jouw bedrijf een oplossing kan zijn.
Waarom digitaliseren binnen je bedrijf?
Er is een aantal redenen waarom je kunt kiezen voor digitaliseren binnen je onderneming. De grootste reden is dat online data veel gemakkelijker te bereiken is. Je kunt online formulieren die je bijvoorbeeld opgeslagen hebt in de cloud openen waar je wilt, mits je een laptop, desktop, tablet of mobiele telefoon met internetverbinding hebt. Dat betekent dat je dus niet meer naar een fysieke plek hoeft om bepaalde formulieren in te kunnen zien. Voor menig ondernemer is dit de belangrijkste reden om zo snel mogelijk over te stappen op digitalisering van data.
Een ander voordeel kan zijn dat je sneller bepaalde gegevens op kunt zoeken wanneer je het volledig gedigitaliseerd hebt. Met behulp van een handig zoeksysteem zoek je op een bepaald zoekwoord, zoals een naam, en je vindt alle gegevens voor dat zoekwoord. Offline formulieren digitaliseren zorgt er hierbij dus voor dat je veel sneller kunt werken en dat is ideaal. Ook ben je veel minder fysieke ruimte kwijt binnen je bedrijf. Zeg dus maar dag tegen al die administratiekasten!
Hoe begin je met digitaliseren van offline formulieren?
Een groot deel van de ondernemers in Nederland weet best dat digitaliseren helpt bij de efficiëntie van werken. Toch stappen zij nog niet massaal over, puur omdat ze vaak niet weten waar ze moeten beginnen. Ook vindt een deel van de ondernemers alles online gooien lastig in verband met beveiliging; data, en dan met namelijk persoonlijke data, is immers enorm privacygevoelig. Daarom is het aan te raden om je goed in te lezen in het proces van digitalisering. Maak vooraf een duidelijk plan welke offline formulieren volledig online zichtbaar moeten zijn en controleer met wie je wat wilt delen.
Lees daarnaast meer over de wetgeving omtrent digitalisering. Een goed voorbeeld hiervan is de zogeheten bewaarplicht; een regel waarbij ieder online bedrijf documenten zoals de financiële jaarverslagen verplicht fysiek moet bewaren. Niet alle formulieren en gegevens kunnen dus zomaar volledig online worden bewaard. Ook moeten sommige andere belangrijke documenten fysiek bewaard worden. Er is gelukkig veel informatie te vinden online over de bewaarplicht omtrent digitalisering voor bedrijven.
Maak digitaliseren gemakkelijk voor je bedrijf
Wanneer je eenmaal weet wat digitaliseren inhoudt en hoe je hier zelf mee kunt beginnen, is het goed om te weten dat je het jezelf vooral niet al te moeilijk moet maken. Tegenwoordig is er een aantal betrouwbare apps die je kunt gebruiken om formulieren en gegevens te digitaliseren. Natuurlijk kies je hierbij niet voor de eerste de beste gratis app wanneer je wilt dat je documenten in volle vertrouwdheid online bewaard zullen worden. Ga voor een betrouwbare software waar je jaren gebruik van kunt maken. Neem bijvoorbeeld de diensten van Incontrol, een digitaal platform dat een heel handige app heeft ontwikkeld voor het digitaliseren van formulieren en documenten.
Het grote voordeel van zulke software is dat je waar je maar wilt toegang hebt tot alle gedigitaliseerde documenten en formulieren. Je kunt je eigen formulieren online maken en volledig naar eigen wensen personaliseren. Wanneer je zelf geen tijd hebt om formulieren naar wens te maken, kan het ervaren team voor je aan de slag. Op die manier maak je digitaliseren makkelijk, snel en vooral ook leuk voor je bedrijf. Zo blijft het begrijpelijk en toegankelijk: met de app van dit bedrijf heb je overal toegang. Er is nog een aantal andere bedrijven te vinden met dergelijke software. Kijk welke software het beste bij jouw onderneming past en je hebt een topdeal.
