Een evenement organiseren is veel werk. Er komt veel bij kijken, zoals personeel, locatie, catering, aankleding en nog veel meer. Mocht je op het punt staan om een evenement te gaan organiseren en weet je niet precies waar je moet beginnen? Kan je geen duidelijke checklist vinden voor wat je allemaal geregeld moet hebben? Dan ben je hier aan het juiste adres. Wij zullen je enkele tips geven die ervoor zorgen dat je goed voorbereid bent voor ieder evenement.
Gasten
Mocht je een evenement gaan organiseren met sprekers of entertainment, dan moet je deze gasten op tijd uitnodigen en regelen. Vaak zijn grote namen ook een goeie manier om meer mensen naar je evenement te trekken, dus zorg dat je dit bijtijds geregeld hebt. Ook moet je er rekening mee houden dat mensen nog kunnen afzeggen, dus zorg voor een back-up plan.
Beveiliging
Een groot evenement moet altijd veiligheid voorop stellen uiteraard. Naast duidelijke nooduitgangen, brandveiligheid en doorstroming, is ook beveiliging een heel belangrijk onderdeel. Ongewenste gasten moeten natuurlijk buiten gehouden worden. Zorg ook dat de beveiliging onderling goed met elkaar kan communiceren met bijvoorbeeld een portofoon. Portofoon kopen? Kijk eens bij www.firecom.com.
Locatie
De locatie van je evenement is heel belangrijk. Je wil dat het goed bereikbaar is met zowel de auto als het openbaar vervoer. Ook moet de locatie goed genoeg zijn om het verwachte aantal gasten in kwijt te kunnen, zonder dat het te vol of te leeg aanvoelt. Ook moet er ruimte zijn voor een podium, kraampjes, catering et cetera. Wees er dus op tijd bij en kies een geschikte locatie.
Aankleding
Je wil natuurlijk dat je evenement er mooi uit ziet. Besteedt dan ook genoeg tijd aan de aankleding en zorg dat het helemaal perfect is. Denk hierbij aan verlichting, de plek en grootte van het podium, de kleuren en de decoratie.
Promotie
Wanneer alles is geregeld voor het evenement en de datum staat vast, kun je het evenement gaan promoten. Dit kan via flyers, de krant of social media. Vooral social media is heel erg geschikt omdat je zo een groot publiek kunt bereiken.
