Last Updated on: 20th mei 2022, 10:45 am
In deze blog gaan we het hebben over workflow management. Want wat betekent dit nu eigenlijk en hoe kun je dit inzetten voor je onderneming? We vertellen het jou in deze blog!
Als we het vandaag de dag hebben over workflow management dan hebben we het over een geautomatiseerd systeem waarmee je informatie kunt over brengen. Denk bijvoorbeeld bepaalde systemen binnen een bedrijf waardoor klachten of een order soepel langs alle benodigde kanalen komt. Denk bijvoorbeeld aan het juist invullen en controleren van formulieren voor bepaalde systemen binnen het bedrijf. Simpel gezegd zorgt workflow management voor het uitwisselen van de juiste informatie tussen mensen, bedrijven of afdelingen.
Waarom is een goede workflow zo belangrijk?
Allereerst is een goede workflow belangrijk, omdat je op deze manier slimmer en meer efficiënt kan werken. Dit komt omdat sommige systemen zo zijn geoptimaliseerd dat alles digitaal wordt opgepakt. Zonder tussenkomst van personeel. Uiteraard komt het juiste formulier uiteindelijk terecht bij de juiste persoon. Maar door alles, van registeren tot opsturen van de juiste documenten, in de juiste workflow te zetten is de kans dat bepaalde zaken misgaan heel klein.
Hoe zorg je voor de juiste workflow?
Het opzetten van een professionele workflow Allereerst is het belangrijk dat je alles goed in kaart brengt. Dit noemen we het in kaart brengen van het proces. Je kijkt dus welke processen er op dit moment zijn en welke overdrachtsmomenten. Door dit in kaart te brengen kun je zien welke momenten belangrijk zijn in de workflow. Vervolgens kijk je welke functionarissen er betrokken zijn in het proces. Oftewel: welke samenwerkingen worden er gemaakt.
Concreet voorbeeld van een goedlopende workflow
Stel je bijvoorbeeld een grote organisatie voor, zoals bijvoorbeeld de gemeente. Er komt iemand op de website van de gemeente en die wil graag meer weten over het aanvragen van een trouwdatum. Via de website kan deze persoon een formulier invullen. Het is dan wel belangrijk dat deze vraag niet terecht komt bij bijvoorbeeld de afdeling over paspoorten. Als dat wel zou gebeuren duurt het lang voordat de persoon in kwestie antwoord op zijn of haar vraag krijgt. En de kans is zelfs nog groter dat de vraag nooit beantwoord gaat worden.
Als de vraag direct wordt doorgezet naar de juiste afdeling kan een goede workflow er zelfs voor zorgen dat ‘ie niet in de algemene mailbox terecht komt, maar direct bij degene die hier ook het beste antwoord op kan geven. Zonder dat er nog tussenschakels zijn die de mail handmatig moeten doorsturen.
Zelf doen of uitbesteden?
Voor het creëren van de juiste workflow kun je het beste een gerenommeerd bedrijf inschakelen. Waarom? Omdat het workflow management een bepaalde tak van sport is, wat je graag wilt is dat alle digitale formulieren naar behoren werken, zodat belangrijke documenten niet verdwijnen in de digitale soep. Door dit uit te besteden ben je verzekerd van de juiste processen, acties en rapportages. Ons advies zal zijn: als je het wilt doen, doe het dan direct goed en professioneel.
Meer ontdekken over het creëren van een workflow? Bekijk deze video!
