Of je nu een bedrijf hebt met enkele tientallen klanten of met miljoenen klanten, één ding blijft hetzelfde: de boekhouding moet goed in orde zijn. De laatste jaren is er op dat gebied heel veel veranderd. Papieren facturen worden nauwelijks nog verstuurd, het meeste gaat tegenwoordig digitaal. Dat biedt natuurlijk volop mogelijkheden qua efficiency. Als ondernemer kun je veel tijd besparen door boekhoudkundige processen te stroomlijnen, met elkaar te combineren en verder te automatiseren.
Facturen maken vanuit je boekhouding
Vroeger maakte je een factuur in een tekstverwerker of spreadsheet, om die vervolgens naar de klant te sturen. Zelf moest je die factuur vervolgens invoeren in een boekhoudprogramma. Als je daarover nadenkt, is dat best omslachtig. Twee keer hetzelfde document invoeren, dat kan toch simpeler? Inderdaad, tegenwoordig is het heel simpel om vanuit je boekhoudpakket de factuur op te stellen en te verzenden. Het bedrijf Minox heeft hiervoor een module ontwikkeld die je in staat stelt om zowel offertes als facturen op te stellen. Je kunt kiezen uit meerdere lay-outs die allemaal voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Je kunt er eenvoudig je eigen logo aan toevoegen en zo de factuur echt personaliseren. Deze facturen worden direct op de juiste manier in je administratie verwerkt, dus dat bespaart je de tijd van het nogmaals inboeken.
Ontvangen facturen inlezen
Ook voor het snel en simpel verwerken van ontvangen facturen biedt Minox de oplossing. Het systeem herkent ingescande facturen en zorgt direct voor een correcte boeking. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op onjuiste boekingen aanzienlijk. Het is zelfs mogelijk om gebruikt te maken van factuurconnectie. Dit houdt in dat de software een factuur direct bij de leverancier ophaalt en in de boekhouding plaatst.
Goede communicatie met je administratiekantoor
Veel kun je als ondernemer zelf doen, maar uiteindelijk zul je toch een administratiekantoor nodig hebben voor het laten verzorgen van de jaarrekening en – waar nodig – accountantscontrole. Het fijne van Minox is dat het ook gebruikt wordt door veel professionals in de branche. Dit maakt de onderlinge communicatie heel eenvoudig. Je gebruikt gewoon allebei hetzelfde systeem. Minox noemt dit Accounting Connected. Het systeem, in feite dus boekhoudsoftware administratiekantoor, stelt de accountant in staat om niet alleen de reguliere taken te verrichten, maar ook de ondernemer proactief te kunnen adviseren over de bedrijfsvoering. Precies wat je als ondernemer zoekt!
