De salarisadministratie voeren is al snel ingewikkeld. Je moet al die cao’s en wet- en regelgeving maar net kennen en alles correct kunnen opstellen. Dat is al ingewikkeld voor de doorsnee ondernemer, maar zelfs voor doorgewinterde salarisadministrateurs (in dienst of extern) kan het zonder automatisering een tijdrovende, foutgevoelige klus zijn.
Toch is het heel erg belangrijk. Als het salaris niet klopt of als het te laat wordt overgemaakt houden werknemers het al snel voor gezien. Dat zorgt uiteindelijk voor minder productiviteit en omzet doordat je kansen misloopt.
Wie de salarisadministratie ook doet, de ondernemer, een specialist in dienst, een extern salarisadministratiekantoor of een accountant – als ze de juiste tools niet gebruiken dan kan het al snel een hoofdpijndossier worden.
Hier 4 automatiseringstips voor je salarisadministratie
- Werk met geïntegreerde salarisadministratiesoftware
Door de salarisadministratie te koppelen aan het HR-systeem en het boekhoudpakket weet je zeker dat je dubbele invoer of fouten voorkomt.
Tegelijkertijd klopt alles voor iedereen: van de (eventuele) HR-medewerker en de accountant tot aan de medewerker zelf toe. Dat geeft je volledige controle over je salarisadministratie.
- Laat werknemers het zelf doen
Via een online self-service portal en bijbehorende smartphone app geven werknemers zelf door wanneer ze verlof willen opnemen of dat ze ziek zijn. Dan komt het vanzelf bij de relevante manager terecht ter goedkeuring.
Bij deze self-service portal kunnen ze ook terecht voor hun overwerk, loonstroken en jaaropgaves. Alles wordt opgeslagen dus eventuele controle is heel makkelijk. Kortom, daar hoef je niet meer een apart proces voor op te tuigen en niemand meer voor aan het werk te zetten.
Nog een voordeel van deze portal en bijbehorende app is het beschermen van de privacy van medewerkers. Alleen bevoegde stakeholders hebben toegang tot deze gevoelige informatie. Dat zorgt voor gemoedsrust bij medewerkers én managers. Bovendien zorg je ervoor dat je helpt te voldoen aan de AVG/GDPR, alhoewel dat laatste altijd bij een gespecialiseerde jurist gecontroleerd moet worden.
- Zet je salarisadministratiesoftware aan het werk
Maak je niet meer druk of je wel voldoet aan al die verschillende cao’s, de werkkostenregeling (WKR) van het betreffende jaar en alle andere laatste relevante wet- en regelgeving. Kies salarisadministratiesoftware waarbij dat alles automatisch up-to-date blijft.
Voortaan hoef je alleen nog maar op een knop te druk op om een kloppende loonstrook klaar te zetten in de portal waar de medewerker zelf bij kan. Zelfs betaalbestanden worden automatisch klaargezet zodat ook daar niets mis gaat.
Daar komt nog bij dat de betere pakketten automatisch controleren of alles klopt en geven een seintje als dat niet zo is. Moet er toch een loonstrook aangepast worden? Met terugwerkende krachtberekeningen (TWK) maakt het systeem zelf alle nodige correcties in eerder verloonde periodes. Scheelt je veel werk en de loonstroken blijven kloppen.
- Werk online samen met je accountant
Wil je dat je accountant meekijkt? Of het nu ter controle is of om het uit handen te geven – met de juiste salarisadministratiesoftware geef je een accountant of administratiekantoor veilig online toegang tot je salarisadministratie.
Zo blijft het business-as-usual voor je werknemers en hou jij of je salarisadministrateur meer tijd over voor strategische zaken.
Daarom de salarisadministratie automatiseren
Tevreden werknemers, kloppende loonstroken en veel minder werk voor jou of je salarisadministrateur. Misschien lijkt de salarisadministratie niet zo spannend van buiten maar hier gaat het hart toch sneller van kloppen van iedere ondernemer die z’n talent wil behouden én motiveren. Tel daarbij op de enorme efficiencyslag die gemaakt wordt en we hebben een winnende combinatie.
Wil jij ook voortaan een moderne, kloppende salarisadministratie voeren waar werknemers blij van worden? Ontdek hier hoe je start.
