Een optimale personeelsplanning zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment aanwezig zijn. Dit verhoogt de productiviteit, klanttevredenheid én het werkgeluk van je werknemers. Door de werktijden goed in te plannen, voelt personeel zich sneller tevreden en gewaardeerd. In dit artikel delen we 10 waardevolle tips om grip te krijgen op je personeelsplanning en ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is.
1. Analyseer de vraag
Begin met het analyseren van de vraag naar personeel. Daarmee doelen we concreet op seizoenen en perioden. Hoe zit het bijvoorbeeld met de bezetting rondom de feestdagen? En hoe ga je om met vakantie-aanvragen gedurende de schoolvakanties? Door hier tijdig op in te spelen, houd je werknemers tevreden én draait je bedrijf soepeler.
Je kan zelf nog verder gaan door te analyseren in welke periode werknemers het minst tevreden zijn of wanneer er het meeste uitval is.
2. Maak gebruik van planningstools
Investeer in een slimme online personeelsplanning tool zoals Werktijden om het proces te vereenvoudigen. Dit soort tools helpen bij het efficiënt plannen van shifts, het in kaart brengen van beschikbaarheid van werknemers en het automatiseren van taken zoals het toewijzen van taken en het sturen van herinneringen. Dit bespaart enorm veel tijd en geld en is voor zowel kleine als grote bedrijven een must have.
3. Betrek je werknemers
Betrek je werknemers bij het planningsproces. Luister naar hun behoeften en voorkeuren en houd rekening met persoonlijke omstandigheden. Door hun input te waarderen en waar mogelijk rekening te houden met hun wensen, vergroot je de betrokkenheid en tevredenheid van je team. Sterker nog: je zorg hiervoor voor minder uitval en productiever personeel.
4. Flexibiliteit stimuleren
Flexibiliteit is belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers. Streef naar een flexibele personeelsplanning, waarbij werknemers kunnen ruilen van diensten of hun beschikbaarheid kunnen aanpassen. Dit zorgt voor meer tevredenheid en betere werk-privébalans.
5. Communiceer duidelijk
Zorg voor heldere communicatie met je werknemers over de planning. Geef vroegtijdig informatie over shifts, wijzigingen en vakantieplanning. Open en transparante communicatie zorgt voor een beter begrip en voorkomt misverstanden. Het is slim om een online planningstool te kiezen met een uitgebreide functie voor verlofregistratie.
6. Zorg voor voldoende bezetting
Voorkom onderbezetting en overbelasting door ervoor te zorgen dat er voldoende personeel aanwezig is op drukke momenten. Dit kun je voorspellen door afgelopen jaren goed te analyseren en de vakantieplannen van je werknemers tijdig te checken.
7. Houd rekening met individuele voorkeuren
Probeer rekening te houden met de individuele voorkeuren van je werknemers bij het maken van de planning. Sommigen geven mogelijk de voorkeur aan vaste shifts, terwijl anderen liever variatie hebben. Door hiermee rekening te houden, creëer je een werkomgeving waarin werknemers zich gewaardeerd voelen.
8. Monitor en optimaliseer
Houd regelmatig de prestaties van je personeelsplanning in de gaten en analyseer waar verbeteringen mogelijk zijn. Identificeer patronen, knelpunten en inefficiënties en neem actie om de planning te optimaliseren. Je kunt ook de tevredenheid van je personeel meten door bijvoorbeeld met surveys te werken.
9. Feedback en evaluatie
Stel een feedbackmechanisme in waar werknemers hun ervaringen en suggesties kunnen delen met betrekking tot de personeelsplanning. Evalueren en leren van eerdere ervaringen is essentieel als je de planning voor iedereen wil verbeteren.
10. Gebruik een personeelsplanning tool met app
Je rooster op je laptop of computer bekijken is ouderwets en niet meer toegankelijk. Maak het voor je werknemer zo makkelijk mogelijk om hun werktijden in te zien, diensten over te nemen en vakantie aan te vragen. Een planning tool met app is daarom de laatste gouden tip.
Conclusie
Door de juiste mensen op het juiste moment aanwezig te hebben, verhoog je de productiviteit, klanttevredenheid en het werkgeluk van je werknemers. Enkele essentiële tips zijn het analyseren van de vraag naar personeel, het gebruik maken van slimme planningstools, het betrekken van werknemers bij het planningsproces en het stimuleren van flexibiliteit. Krijg weer grip op je personeelsplanning en creër een tevreden team!
