Wanneer je als producent een product op de markt brengt, moet je een gebruiksaanwijzing opstellen. De gebruiker moet namelijk weten hoe hij of zij jouw product veilig en efficiënt dient te gebruiken. Bij het opmaken van een gebruiksaanwijzing komt een hoop kijken. Want wanneer is een gebruiksaanwijzing rechtsgeldig? En hoe maak je een gebruiksaanwijzing zo gebruiksvriendelijk mogelijk? En volstaat een elektronische versie of is een papieren versie ook vereist?
Zo komt een handleiding tot stand
Voor het opstellen van een gebruiksaanwijzing is kennis en bovenal een analytisch vermogen noodzakelijk. Je moet namelijk weten wanneer een gebruiksaanwijzing rechtsgeldig is. Wanneer voldoet de gebruiksaanwijzing aan de gestelde richtlijnen? Maar het is daarnaast ook belangrijk dat de technische documentatie begrijpelijk is. Alvorens de gebruiksaanwijzing wordt geschreven, dient dan ook de doelgroep te worden bepaald. Is dit helder? Dan kan er gekeken worden naar de beoogde inhoud van de gebruiksaanwijzing. In iedere handleiding dienen een aantal zaken altijd terug te komen. Je moet hierbij bijvoorbeeld denken aan de productomschrijving, installatie, gebruik, storingen en onderhoud. Is de benodigde informatie verzameld? Dan kan het schrijven van de gebruiksaanwijzing beginnen. Deze schrijffase bestaat onder andere uit creëren, simplificeren, corrigeren, illustreren en vertalen. Wanneer de gebruiksaanwijzing volledig is, kan hij gepubliceerd worden.
.
Welke richtlijnen zijn van toepassing?
Ga je een handleiding maken? Dan zul je er tekening mee moeten houden dat niet ieder product hetzelfde is en dat voor iedere gebruiksaanwijzing andere richtlijnen gelden. Wel zijn er een aantal dingen die bij het schrijven van een handleiding altijd belangrijk zijn om in acht te nemen. Zoals gezegd is het belangrijk om de doelgroep te definiëren; op die manier weet je op welke manier je de handleiding het beste kunt schrijven. Daarnaast moet er worden gekeken naar zaken die verplicht in de handleiding opgenomen dienen te worden. Wanneer het product in Europa uitgebracht wordt, moet er aan de Algemene Richtlijnen inzake Algemene Productveiligheid en CE-richtlijnen worden gehouden. Ook de structuur en indeling van de handleiding zijn onderhevig aan bepaalde richtlijnen. Hiervoor wordt de ‘EN IEC/IEEE 82079-1-2019 Preparation of Information for Use’ gebruikt. Verder is het belangrijk om technische beschrijvingen en vakjargon zo veel mogelijk achterwege te laten, zodat de handleiding makkelijker te lezen en te begrijpen is. Hiervoor kunnen de richtlijnen van Simplified Technical English gebruikt worden.
Digitale versie van jouw handleiding
Bij het opstellen van een gebruiksaanwijzing rijst regelmatig de vraag of een handleiding elektronisch kan worden verstrekt. Dit is op zich logisch. De online wereld speelt namelijk een steeds grotere rol in het dagelijks leven. Steeds meer activiteiten verplaatsen zich naar de online wereld. Dus waarom zou een gebruiksaanwijzing niet online verstrekt kunnen worden? Het voorkomt een hoop administratieve handelingen, het bespaart geld én het is beter voor het milieu. Maar ook voor het verstrekken van een digitale gebruiksaanwijzing gelden regels. Wil je er zeker van zijn dat jouw gebruiksaanwijzing rechtsgeldig is? Geef de productie ervan dan uit handen. `
