De meeste klanten betalen gelukkig netjes op tijd hun facturen. Maar er is ook een categorie die daar wat minder stipt mee is. Soms is het gewoon laksheid en wordt de betaling vergeten. Maar het komt ook voor dat een openstaande vordering bewust niet wordt betaald. Misschien omdat de debiteur het geld niet heeft, of omdat hij bewust probeert om onder betaling uit te komen. Natuurlijk wil je als ondernemer wel gewoon je geld krijgen. In zo’n geval zijn er verschillende stappen die je kunt nemen.
Betalingsherinnering en aanmaning
Het kan natuurlijk zijn dat de klant gewoon is vergeten om te betalen. Dan zal betaling alsnog volgen als je een betalingsherinnering stuurt. Hierbij worden doorgaans nog geen extra kosten in rekening gebracht. Een herinnering kun je prima per e-mail sturen. Geef de klant zo’n 5 dagen om de betaling alsnog te doen. Wordt hier niet op gereageerd, dan moet je aannemen dat de klant niet wil of kan betalen. Een aanmaning mag wat dwingender van toon zijn. Hierin kun je incassokosten bij het openstaande bedrag optellen. In de aanmaning vermeld je dat als betaling uitblijft een incassobureau wordt ingeschakeld en de kosten daardoor verder zullen oplopen. Geef de klant opnieuw 5 dagen voor de betaling. Bied eventueel de mogelijkheid om contact op te nemen om een betalingsregeling te treffen. Als er ook nu geen reactie volgt, wordt het tijd om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau.
Wat is het verschil tussen incasso en beslaglegging?
Een incassobureau heeft geen dwangmiddelen om betaling af te dwingen. Het bureau neemt contact op met de debiteur en verzoekt hem dringend om zo snel mogelijk tot betaling over te gaan of contact op te nemen voor het treffen van een betalingsregeling. Beslagleggen op inkomen, roerende en onroerende goederen mag een incassobureau niet. Dat recht heeft alleen een deurwaarder. Beslagleggen kan in de meeste gevallen alleen als er een gerechtelijke uitspraak is. De overheid, zoals de Belastingdienst, mag wel beslag leggen zonder dat de vordering eerst aan de rechter wordt voorgelegd.
Een incassobureau inschakelen
Wil je een incassobureau zoals Bill Incasso inschakelen, zorg dan dat je alle stukken met betrekking tot de vordering kunt overleggen. De originele factuur, bewijs van levering van goederen of diensten plus de door jou verstuurde betalingsherinneringen. Daarnaast heeft het incassobureau de gegevens van de klant nodig. Als het adres onbekend is, kan het bureau onderzoek doen naar het huidige adres van de schuldenaar. Dit kan eventueel ook in het buitenland, maar de kosten daarvoor zijn hoog. Dit loont dus alleen als het om een forse vordering gaat. Vaak maakt het ontvangen van een brief van een incassobureau indruk en volgt alsnog de betaling. De bemiddeling van een incassobureau is voor de opdrachtgever kosteloos, de incassokosten worden in rekening gebracht bij de debiteur. Als incasso niet lukt, bijvoorbeeld omdat de debiteur onvindbaar is of geen mogelijkheid heeft tot betaling, dan worden er bij de opdrachtgever geen kosten in rekening gebracht.
